L’entretien annuel (partie 2)

Bonjour à tous! Après avoir vu la semaine dernière l’entretien annuel côté salarié, nous allons l’examiner côté manager cette fois-ci. Vous qui pensiez que l’exercice était délicat côté salarié, attendez de voir les défis côté manager!

L’importance de la parole managériale

Je pense qu’avant toute chose, il faut prendre conscience de l’importance de nos paroles en tant que manager. Ce que nous allons dire en entretien va être très important pour le salarié que nous encadrons. Cela peut l’encourager ou le décourager. Il peut se sentir appelé à aller plus loin ou sortir de l’entretien complètement démotivé. Nous pouvons réussir à faire passer des choses difficiles à entendre si nous communiquons avec les bons mots et le ton juste. Ou totalement échouer et déclencher une attitude très défensive.

Le maître mot : la préparation

Il est très important de prendre du temps pour bien préparer les entretiens individuels. Faites pour votre salarié ce que vous aimeriez qu’on fasse pour vous, c’est aussi simple que ça!

Personnellement, à mon dernier poste, j’avais 5 salariés dans mon équipe. Je pense que je devais passer environ entre 1 heure et 1 heure et demie de préparation pour chacun. Nous avions une grille d’évaluation à remplir, et je passais du temps à remplir non seulement les niveaux d’évaluation eux-mêmes, mais surtout le pourquoi de la note, avec si possible une illustration, un exemple concret.

Ensuite, je laissais un peu mûrir et reposer, pour y revenir peu avant l’entretien. Le plus délicat était d’estimer à quel % pouvait-on estimer que les objectifs étaient atteints, et notamment s’il fallait tenir compte de circonstances exceptionnelles ou non.

Tout au long du processus, je priais en même temps, pour avoir une vision juste, pour que Dieu fasse remonter à mon esprit des exemples concrets de situations pour illustrer mes propos etc.

Bien sûr, il y a toujours des salariés pour lesquels c’est plus simple que d’autres. Mais pour eux, c’est tout aussi important de soigner les mots encourageants, les situations où ils se sont distingués, là où ils ont apporté une contribution particulière. Prenez le temps d’y réfléchir.

Imiter le coeur de Dieu

En général, j’essaie d’imiter l’attitude de Dieu pour considérer la réalisation ou non des objectifs, à l’intérieur de la marge de manoeuvre qui m’est accordée.

Si je vois que la personne a réalisé 70-80% de ce qui lui a été demandé dans l’année pour un objectif particulier, je vais considérer que l’objectif est atteint et la personne va donc recevoir le bonus total correspondant (100%). Notre Dieu est compatissant, riche en bonté et ne conteste pas sans cesse (Psaumes 103). Il ne pinaille pas. Il est large d’esprit. Il connaît nos limites.

Il y a cependant des situations où je vais examiner d’autres facettes de la personnalité de Dieu. J’aime beaucoup la parabole du figuier stérile en Luc 13:6-9 :

^« 6 Il dit aussi cette parabole: Un homme avait un figuier planté dans sa vigne. Il vint pour y chercher du fruit, et il n’en trouva point. ⁷ Alors il dit au vigneron: Voilà trois ans que je viens chercher du fruit à ce figuier, et je n’en trouve point. Coupe-le: pourquoi occupe-t-il la terre inutilement? ⁸ Le vigneron lui répondit: Seigneur, laisse-le encore cette année; je creuserai tout autour, et j’y mettrai du fumier.⁹ Peut-être à l’avenir donnera-t-il du fruit; sinon, tu le couperas. »

Jésus raconte cette parabole pour parler d’Israël (le figuier), de Dieu (le propriétaire) et du vigneron (Jésus qui est à la fois intercesseur et serviteur). Cela parle à la fois d’attentes, de patience et de décision à prendre!

En tant que manager, nous pouvons passer par les trois phases. Nous pouvons aussi nous trouver dans la situation du propriétaire, du vigneron ou même du figuier!!

Voici un exemple pour illustrer cela. Il m’est arrivé une année de fixer un objectif personnel qualitatif à un membre de mon équipe. Cette année-là, nous avons dû faire face au départ précipité d’un autre salarié. Le membre de mon équipe a été très dévoué pour prendre en main beaucoup de ses tâches. A la fin de l’année, l’objectif personnel tel qu’il avait été défini n’était pas atteint. Pour lui donner le bénéfice du doute dans un contexte de forte surcharge et avec l’accord de ma Direction, j’ai décidé de considérer que l’objectif était atteint du point de vue rémunération. Le but était de le récompenser de son dévouement et ne pas le pénaliser.

L’année suivante, j’ai fixé à nouveau le même objectif. Pour m’assurer qu’il l’atteigne, je lui ai offert un livre sur le sujet, je lui ai proposé une formation sur le thème, je lui en ai reparlé régulièrement. Bref comme le dit la parabole « j’ai creusé et mis du fumier autour ». Cependant, à la fin de l’année, il n’avait pas progressé sur le sujet. Dans la même logique que celle de la parabole, j’ai considéré que l’objectif n’était pas atteint, même partiellement, et il n’a rien touché. Il a donc bénéficié du bénéfice du doute une année, mais pas la suivante quand la situation était incontestable.

Ne faites pas de considération de personnes

Quand vous encadrez plusieurs personnes dans votre équipe, assurez-vous que vous ne faites pas de considération de personnes. Ne laissez pas vos préférences personnelles, un léger favoritisme vous influencer dans vos entretiens annuels. L’effet serait désastreux sur l’unité de votre équipe.

Nous sommes humains et nous avons toujours une personne ou deux dont nous nous sentons plus proches. Pour lutter contre cette tendance, je lis bien les compte-rendus préparatoires d’entretiens annuels une dernière fois tous ensemble. Je m’assure qu’il y a une cohérence d’ensemble dans les notes et les appréciations. Notez que les professeurs font cela en corrigeant leurs copies dans un souci d’équitabilité!

Pendant l’entretien

Vous voilà donc fin prêt(e) pour chaque entrevue avec votre salarié. Ce travail de préparation doit vous aider à être confiant(e) et serein(e) pour énoncer ce que vous pensez du travail de votre collaborateur.

Il y aura peut-être des résistances de certains (rappelez-vous mon article sur l’entretien partie 1!). Mais il y aura aussi beaucoup de reconnaissance de ceux qui apprécieront à quel point vous avez pris le temps de penser à eux et à leur évolution.

Bonne chance à vous!

A votre tour :

N’hésitez pas à me faire part de vos expériences d’entretien annuel en commentaire. Même si ce n’est pas la pratique dans votre activité, vous pouvez aussi raconter une simple expérience d’échange avec quelqu’un d’autorité dans votre environnement professionnel.

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